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2019 |上一悦读  本期分享会  《Excel使用技巧》

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Excel是个人电脑普及以来用途最广泛的办公软件之一,也是MicrosoftWindows平台下最成功的应用软件之一。说它是普通的软件可能已经不足以形容它的威力,事实上,在很多公司,Excel已经完全成为了一种生产工具,在各个部门的核心工作中发挥着重要的作用。本期由人事行政部经理郭建煌给大家分享Excel的使用技巧。

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分享人丨郭建煌(行政部)

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Excel使用的技巧


No.1

规划范表格



1、同一类工作簿 / 工作表的名称要保持一致。如工作表名称为“1 月生产工资表”, 那么其他月份的名称应分别为“2 月生产工资表”…… “12 月生产工资表”,而不应为“2 月工资表”或“13 年 3 月工资表”等。


2、要注意养成文件保管的良好习惯。例如把一年的工资表都放在一个工作簿内,或者工资表占用表格比较多的,一个月用一个工作簿,一年的工资表放在一个文件夹内。这便于 统一编辑、分析数据等,而且养成良好的习惯,各个数据表不会出现丢失或者找不到的情况。


3、要注意数据的安全。如数据输入时可使用数据有效性校验输入数据;要分发的表格 要保护工作表,仅允许其他用户修改可以修改的单元格;如果引用了其他工作簿的数据,在 不需要链接时就应断开链接,以免源表格被删除或移动后,造成本表数据丢失。另外还养成 定期备份数据的习惯。


No.2

善用快捷键



1、Ctrl 组合快捷键很多,现在讲的是常用的几个快捷键:Ctrl+F(查找与替换)、Ctrl+ 箭头键(快捷键定位到相应的行或列)、Ctrl+Home/End(移动到表头和最后单元格)、Ctrl+;(显示当前日期)、Ctrl+Page Down/Page Up(切换到下一个(上一个)工作表);


2、Alt 组合快捷键主要讲常用的三个:Alt+Enter(单元格内换 行)、Alt+=(调出 SUM 函数)、Alt+ 向下箭头(显示下拉菜单内容);


3、Shift 组合快捷键只给大家讲一个“Shift+F11”, 它的功能是在工作簿中新建工作表;


4、Ctrl、Alt、Shift 相互组合的快捷键也不少,在这里只和大家介绍常用的:Ctrl+ Enter(将输入的内容输入到选定的所有单元格中)。



No.3

熟悉常用函数公示



excel中的函数很多,功能也非常强大,如能掌握一些常用的函数,将给日常的数据处理带来很大的便利。excel函数一-共有11类,分别是数据库函数、日期与时间函数、工程函数、财务函数、信息函数、逻辑函数、查询和引用函数、数学和三角函数、统计函数、文本函数以及用:户自定义函数;


以下是日常工作中我们常用的Excel函数:


(1)sum函数: 计算単元格区域中所有数值的和。语法式:sum (number1, number2, number3)


(2)average函数:返回其参数的算木平均值,参数可以是数值或半酣数值的名称、数組或引用(不可以是文本值)。


(3) if函数:判断是否满足某个条件,如果满足返回一个值,如果不满足,则返回另一个值。


(4) count函数:计算区域中包含数字的单元格的个数。


(5) max函数:返回一组数值中的最大值,忽略逻辑值及文本。


(6) sin 函数:返回给定角度的正弦值。


(7)sumif函数:对满足条件的单元格求和。


(8) concatenate 函数:将若干文字窜合到-一个文字串中。

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分享会上大家热烈地讨论Excel在使用中遇到的问题,并分享经验。通过这次分享,我们充分认识到了Excel的强大,而且无论掌握哪个版本的Excel,都不必担心现有的版本会很快被淘汰掉。从这个角度上讲,把时间投资在学习Excel上,是相当保值的哦。小伙伴们,你是小菜,还是“表哥,表姐”呢?

你在学习Excel时都有什么心得体会呢?欢迎留言和我们分享吧!